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时间管理工具

如果说现代生活中,有什么东西最宝贵的话,那无疑就是时间了。我们总会觉得时间不够用,有很多愿望没有时间去完成。

于是,就涌现出了大量的,以时间管理为目的的工具,希望能够帮助人们更加合理的运用时间。

这些工具包括:

日历系统,通常提供约会、提醒、周期重复等功能。现在很多软件都提供日历的功能,我们使用比较多的有微软的Exchange Server和Outlook、以及Google Calendar。苹果好像也有自己的日历工具,但由于使用的不多,所以不是很熟悉。

任务管理系统,通常包含任务的归属、任务的场景和标签、任务的优先级等。为大家所熟悉的任务管理系统有:Things、Google Tasks、ToDo、Doit等。按照我接触和了解的情况来看,这一类工具是从工程管理工具中简化而来的。要比工程管理工具来得简单,主要是适合个人使用、而不是供工程项目使用。此类工具近些年来颇受大家的喜爱。

工程管理工具,现在很多时间管理工具上的特性,其实都是从工程管理工具中简化剥离而来的。这种东西顾名思义,并不是为个人设计的。工程管理工具,即使是比较简单的,也是为了几十人甚至是几百人协同完成一个工程项目而设计的。工程管理软件强调的并不是通知和周期性的变化,而是任务之间的依赖关系,任务所需要调用的资源,以及如何调度,以实现在要求的时间内,使用最少的资源完成任务。此类软件中,被使用得最广泛的,就要算是微软的Project,还有简化一些的XPlanner了。有些庞大的、运用于特定领域的工程管理类软件,其购置、维护的成本是非常恐怖的。这些软件通常是以咨询服务的形式进行销售的。我就曾经见过一款用于核电站建设的工程管理软件,其软件规模异常庞大,光是用于存储数据的实体,就有近万个,可见其内部业务逻辑之复杂。

这里要讨论的并不是庞大复杂的工程管理工具,而是供个人使用的时间管理工具。之所以将工程管理工具列在这里,是因为其中拥有很多时间管理的功能,很多供个人使用的时间管理工具正在不断的从中吸收各种有趣的特性。

工程管理软件的目的,是使得工程项目在占用最少资源的情况下,按照要求的期限完成。对于这种软件来说,不容角色的人和其他的各种设备或服务都被抽象成了不同种类的资源,其最终的服务对象是工程本身而不是作为资源的人。工程管理软件的工作过程大概分为三个环节:规划工程的实施过程和实施过程中的资源占用和调配;将规划通知所有和规划相关的人或机构,接收项目各个分支与环节的执行结果,以及各种相关资源的使用状况,并将这些数据汇总,以便对项目的执行过程或结果进行评估;根据项目期间,各个分支执行的情况和资源使用的情况,对项目后期的规划进行调整。这样看来,工程管理的过程就是一个规划过程和一个反馈过程的循环往复。

现在,人们越来越希望能够像管理复杂的工程项目那样规划和管理自己的人生。

从现在流行的这些时间管理工具来看,日历管理方式实在是太粗糙了,其中缺乏资源的概念。一些内网或组织内使用的日历工具,比如Exchange、Lotus Notes等,是允许查阅相关角色的日历的,可以帮助使用者,人工的在对方空闲的时候创建约会或会议。但是对方是否接受,还是需要对方人工确认的。工程管理过程中,规划者和被作为资源分配的人之间并不是平等的。规划者是可以决定某些人什么时候做什么事情的。而在日历工具中,人们的位置是平等的。

日历的另外一个缺陷就是,其中的事件,缺乏状态。一个约会、会议或提醒,对于日历系统来说都只有两个状态,到期或未到期。日常生活中,很多事情并不是这样的,很多事情从开始规划到最终完成,其中是要经历很多个状态和过程的。这对于日历系统来说,是很难表现的。

任务管理系统,就要比日历系统更近了一步。在任务管理系统中,原来日历系统中的事件,变成了任务。这其中的差异在于:事件的基本属性是时间,我们约定了周三晚上吃完饭,那么如果时间已经是周四上午了,对于日历系统来说这个事件的状态就是到期或过期。日历系统缺乏工程管理系统中的反馈环节,所以日历系统并不知道一个事件是否被执行了。任务系统就要好很多,任务的基本属性并不是时间,而是状态。一个任务是否被执行了,或执行到一个什么状态了,到达这个状态之后,下一步应该怎么办。任务也可以有时间属性,而且通常都是有这个属性的。但是即使约定的时间已经过去了,任务系统也不会直接判定任务已经完成了,而是需要通过反馈系统,让用户手工的录入任务的执行状态。如果任务尚未完成,那么任务系统会提醒用户对任务的时间属性进行调整或尽早完成逾期任务。

现在的个人任务系统还不够完善,有着工程管理系统的榜样树立在那里,个人任务系统的产品经理们肯定不会不知道应该如何将其完善起来的。现在的任务系统是在工程管理系统的基础上根据个人使用的特性做减法得到的。那些复杂的统计分析和资源调配,以及任务依赖关系,对于普通用户来说确实是难以理解了一些。现在的任务系统本身就是一种平衡,在用户体验和功能完整之间的一个平衡。依靠增加功能来使个人任务系统进一步的完善起来,至少在目前来说,对于大多数用户来说是不现实的。

如何进一步的完善任务系统,以便更好的帮助人们规划他们的时间,这个我想以后再在其他博文中慢慢阐述我的个人观点。这是关于时间话题的第二篇博客了。这个话题我想至少还能再写个两三篇吧,不着急,慢慢来。

 

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2 Responses to “时间管理工具”

  1. tonic说道:

    老范写得很系统,学习这种思维。我写得很零碎,因为我一直推崇,简单高效易掌握,任何工具不应该太过于复杂而使得我们无法使用,这也算一个时间管理工具的用户体验层面的东西了。

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